Cieľ:
Projekt automatizácie skenovania, vyťažovania, automatického vytvárania účtovných dokladov a archivácie došlých faktúr a integrácia na ERP systém. V našom prípade bol ERP systém SAP.
Problémy:
- Manuálne zadávanie dodávateľských faktúr do účtovného systému
- Vyššia časová náročnosť procesu evidencie dokladov
- Možnosť „stratenia sa dokladu“ medzi oddelením prijímania pošty/podateľňou a účtovným oddelením
- Zdĺhavá manuálna kontrola údajov na dokladoch
Naše riešenie:
Naším riešením je automatizácia evidencie knihy došlých faktúr prostredníctvom OCR skenovania faktúr a následného importu do systému SAP. Pri skenovaní je vykonávaná prvotná kontrola faktúry. Následne externý systém zavolá webovú službu, ktorá dáta o faktúre bezpečne prevezme a vloží do systému SAP. Používateľ má následne možnosť spustiť report, ktorý naskenované faktúry zobrazí pre porovnanie voči objednávke, sledovanie histórie, triedenie, filtrovanie, zakladanie predbežného dokladu a podobne. V tomto náhľade má užívateľ okrem zobrazenia detailov o faktúre možnosť aj zobrazenú faktúru priamo zaúčtovať do FI alebo má možnosť vystaviť predbežný doklad, ku ktorému sa priradí patričný DMS záznam so skenom faktúry. Údaje o všetkých krokoch sú uchovávané v logoch pre prípad auditu obsahu a procesu, pre každý jeden zaevidovaný doklad.
Výhody a výsledky:
- Rýchlejšia evidencia došlých faktúr
- Užívateľ venuje svoj pracovný čas odbornejším činnostiam ako prepisovanie textov a čísiel
- Automatická kontrola na verejné registre, napr.:
- overenie platnosti IČ DPH
- kontrola insolvencie
- kontrola bankových spojení
- Kontrola duplicity dokladov
- Prehľadná evidencia stavov spracovania
- Definícia oprávnení pre jednotlivé ktory spracovania dokladu
- Možnosť spracovania papierových dokladov aj elektronických súborov obsahujúcich faktúry
