Electronic

Cieľ:

Automatické spracovanie došlých faktúr v elektronickej podobe a dokladov spojených s fakturáciou. Elektronická forma predstavuje súbor v tvare XML, výsledkom spracovania súboru je účtovný doklad v module SAP-FI a v určitých prípadoch to môže byť súčasný zápis technických údajov do ďalších systémov, ako napríklad zápis stavu elektromerov a odpočtov v SAP-ISU.

Prehľad typov dokladov:

  • Daňový doklad – Faktúra
  • Daňový dobropis
  • Daňový ťarchopis
  • Platobný kalendár

Súčasne ku každému XML súboru existuje grafická forma účtovného dokumentu v tvare PDF.

Problémy:

  • Manuálne zadávanie dodávateľských faktúr do účtovného systému
  • Vyššia časová náročnosť procesu evidencie dokladov
  • Možnosť „stratenia sa dokladu“ medzi oddelením prijímania pošty/podateľňou a účtovným oddelením
  • Zdĺhavá manuálna kontrola údajov na dokladoch

Naše riešenie:

Naším riešením je využitie štandardnej funkcionality SAP v najväčšej možnej miere. Celé riešenie funguje v prostredí SAP, jediným externým prostredím je úložisko XML správ realizované pomocou FTP servera. Proces spracovania dokumentov prebieha v dvoch fázach.

1. Fáza

Prvou fázou je import elektronických dokumentov do SAP, kde v prvom kroku dochádza k načítaniu súboru XML a vytvoreniu príslušného IDoc. V druhom kroku je IDoc spracovaný, je potvrdená správnosť technických dát. Jednotlivé stavy IDoc ako aj samotné Idoc je možné monitorovať štandardnými nástrojmi, napríklad transakcia BD87, WE05. Pre potreby užívateľského monitoringu je vytvorené nová transakcia. Štandardnou vlastnosťou Idoc, je že sú zaznamenané všetky stavy jeho spracovania s identifikáciou osoby, ktorá akciu previedla a časovou značkou.

2. Fáza

V druhej fáze dochádza k spracovaniu účtovného dokladu, kde na základe definovaných pravidiel je vytvorený predbežný účtovný doklad, ktorý je po procese schválenia a prípadného doplnenia doplnkových informácií kompletne zaúčtovaný v systéme.

Výhody a výsledky:

  • Úplná automatizácia procesu výmeny dokladov
  • Odstránenie chybovosti pri účtovaní dokladov
  • Prehľadná evidencia stavov spracovania
  • Výrazné zníženie potrebných personálnych zdrojov
  • Online spracovanie dokladov
  •  Jednoduché delegovanie úloh a zastupiteľnosti
  • Definícia oprávnení pre jednotlivé kroky spracovania dokladu.