digitalna transformacia

Cieľ:

Projekt automatizácie skenovania, vyťažovania, automatického vytvárania účtovných dokladov a archivácie došlých faktúr a integrácia na ERP systém. V našom prípade bol ERP systém SAP.

Problémy:

  • Manuálne zadávanie dodávateľských faktúr do účtovného systému
  • Vyššia časová náročnosť procesu evidencie dokladov
  • Možnosť „stratenia sa dokladu“ medzi oddelením prijímania pošty/podateľňou a účtovným oddelením
  • Zdĺhavá manuálna kontrola údajov na dokladoch
Electronic Invoice-11

Naše riešenie:

Naším riešením je automatizácia evidencie knihy došlých faktúr prostredníctvom OCR skenovania faktúr a následného importu do systému SAP. Pri skenovaní je vykonávaná prvotná kontrola faktúry. Následne externý systém zavolá webovú službu, ktorá dáta o faktúre bezpečne prevezme a vloží do systému SAP. Používateľ má následne možnosť spustiť report, ktorý naskenované faktúry zobrazí pre porovnanie voči objednávke, sledovanie histórie, triedenie, filtrovanie, zakladanie predbežného dokladu a podobne. V tomto náhľade má užívateľ okrem zobrazenia detailov o faktúre možnosť aj zobrazenú faktúru priamo zaúčtovať do FI alebo má možnosť vystaviť predbežný doklad, ku ktorému sa priradí patričný DMS záznam so skenom faktúry. Údaje o všetkých krokoch sú uchovávané v logoch pre prípad auditu obsahu a procesu, pre každý jeden zaevidovaný doklad.

Výhody a výsledky:

  • Rýchlejšia evidencia došlých faktúr
  • Užívateľ venuje svoj pracovný čas odbornejším činnostiam ako prepisovanie textov a čísiel
  • Automatická kontrola na verejné registre, napr.:
    • overenie platnosti IČ DPH
    • kontrola insolvencie
    • kontrola bankových spojení
  • Kontrola duplicity dokladov
  • Prehľadná evidencia stavov spracovania
  • Definícia oprávnení pre jednotlivé ktory spracovania dokladu
  • Možnosť spracovania papierových dokladov aj elektronických súborov obsahujúcich faktúry